Dzisiaj o funkcji Worda, która może się przydać np. przy wysyłaniu świątecznych życzeń do znajomych. Korespondencja seryjna, bo o niej mowa, może się przydać także w innych sytuacjach. Piszemy np. podania o pracę do kilku firm. Wystarczy wtedy napisać jeden tekst, ale nagłówek będzie się zmieniał, co spowoduje, że nasz list będzie skierowany wyłącznie do jednego odbiorcy. Takie małe komputerowe oszustwo.
Aby używać korespondencji seryjnej, czyli pisać spersonalizowane listy (dla nielubiących trudnych słówek wyjaśnienie: chodzi o listy, które przynajmniej sprawiają wrażenie, że są kierowane do jednej, konkretnej osoby lub grupy osób), musimy stworzyć bazę danych, która zawierać będzie informacje o tych osobach. Baza danych to określenie, na którym można w dzisiejszym, cyfrowym świecie nieźle zarobić. Kiedy otwieramy skrzynkę na listy, często znajdujemy w niej mnóstwo przesyłek reklamowych. Wiele z nich zaczyna się słowami w rodzaju: „Szanowny Pan Przemysław Koszewski”. A my zastanawiamy się, skąd firma X miała nasz adres, imię i nazwisko. Właśnie z bazy danych. Czasami budowała ją sama, opierając się na listach z zamówieniami, jakie od nas otrzymywała, książce telefonicznej lub innych wykazach publicznie dostępnych. Czasami jednak bywa tak, że firma X kupiła bazę danych od firmy Y. I to za naprawdę duże pieniądze. Nic dziwnego, że coraz częściej podpisując jakieś dokumenty, np. umowy, musimy także złożyć podpis pod stwierdzeniem: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych”. Teoretycznie może ich używać tylko ta firma, pod której umową się podpisujemy. Teoretycznie. Amerykanów, u których przesyłek reklamowych jest o wiele więcej niż u nas, często jeszcze bardziej irytują stosy takich przesyłek. Słyszałem, że niektórzy nawet pod adresem firm, które w reklamach coś im oferowały, przesyłali później np. cegłówkę. Oczywiście, taką przesyłkę wysyłali na koszt odbiorcy. U nas na razie, na szczęście, nie jest aż tak źle.
Jak wyjaśnia portal Wikipedia, baza danych jest złożona z różnych elementów. Najważniejszym z nich jest rekord podzielony na kilka pól, w których są przechowywane informacje poszczególnych kategorii. Przykładowo - w książce adresowej każdy rekord to zbiór informacji na temat jednej osoby. Składa się on z kilku pól przechowujących takie informacje, jak: imię, nazwisko, adres, numer telefonu itp. W każdym polu zapisywane są dane oddzielnej kategorii. Dzięki temu komputerowe bazy danych umożliwiają szybkie sortowanie rekordów według poszczególnych kategorii lub wyszukiwanie informacji w obrębie tylko wybranych pól. Informacje te będą nam bardzo przydatne nie tylko w kores-pondencji seryjnej, ale np. w arkuszach kalkulacyjnych, do których już niedługo przejdziemy.

komputer@niedziela.pl